PREP法をマスターしよう！：分かりやすく説得力のある文章作成術

ビジネスシーンにおいて、相手に自分の考えを明確に伝え、理解・納得を得ることは非常に重要です。そのためには、論理的で分かりやすい文章作成が欠かせません。

そこで今回は、多くのビジネスパーソンに愛用されている文章作成の型「PREP法」について徹底解説していきます。PREP法の基礎知識から応用、そして注意点まで、具体的な例文を交えながら詳しく解説することで、明日からすぐに使える実践的なスキルを身につけることができます。

PREP法とは？

PREP法とは、 Point（結論）, Reason（理由）, Example（具体例）, Point（結論） の4つの要素を順番に述べることで、論理的で分かりやすい文章を構成するテクニックです。

それぞれの要素を詳しく見ていきましょう。

• Point（結論）: 最初に伝えたい結論を明確に述べます。相手に「これから何を伝えたいのか」を理解させることで、スムーズに内容を理解してもらえます。
• Reason（理由）: なぜその結論に至ったのか、根拠となる理由を説明します。理由を明確にすることで、結論の説得力が増します。
• Example（具体例）: 抽象的な理由を具体的に説明するために、具体的な例やデータ、エピソードなどを提示します。これにより、相手はより深く内容を理解し、納得することができます。
• Point（結論）: 最後に結論をもう一度繰り返すことで、相手に伝えたいメッセージを強く印象付けます。

PREP法は、プレゼンテーション、メール、報告書、企画書など、様々なビジネスシーンで活用することができます。

PREP法のメリット

PREP法を用いることで、多くのメリットを得られます。主なメリットは以下の通りです。

• 分かりやすさ: 結論→理由→具体例→結論という流れで論理的に説明することで、相手は内容を理解しやすくなります。
• 説得力: 理由や具体例を挙げることで、結論の説得力が増し、相手に納得してもらいやすくなります。
• 簡潔さ: 4つの要素に絞って記述することで、無駄がなく簡潔な文章を作成することができます。
• 記憶に残る: 結論を最初に提示し、最後に繰り返すことで、相手にメッセージを強く印象付けることができます。
• 効率性: PREP法という型に従って書くことで、文章構成に悩む時間を削減し、効率的に文章を作成することができます。

ビジネスシーンにおけるPREP法活用例

PREP法は、様々なビジネスシーンで活用することができます。具体的な例をいくつか見ていきましょう。

1. プレゼンテーション

新しいプロジェクトの提案を行うプレゼンテーションでPREP法を活用してみましょう。

• Point（結論）: 「このプロジェクトを推進することで、年間10%の売上増加が見込めます。」
• Reason（理由）: 「なぜなら、このプロジェクトは、顧客のニーズを捉えた革新的なサービスであり、市場での競争力を強化できるからです。」
• Example（具体例）: 「例えば、競合他社のA社は、同様のサービスを導入したことで、顧客満足度が15%向上し、売上も8%増加しました。」
• Point（結論）: 「改めて強調しますが、このプロジェクトは、年間10%の売上増加という大きな成果をもたらす可能性を秘めています。」

2. メール

取引先への提案メールでPREP法を活用してみましょう。

• Point（結論）: 「御社との業務提携を提案させていただきます。」
• Reason（理由）: 「両社の強みを活かすことで、新たな顧客層を獲得し、相互に利益を拡大できると考えているからです。」
• Example（具体例）: 「例えば、御社の持つ販売網と、弊社の持つ商品開発力を組み合わせることで、これまでアプローチできなかった顧客層へ効果的に訴求できると考えています。」
• Point（結論）: 「ぜひ、この提案を前向きにご検討いただき、業務提携を通じて共に成長していきましょう。」

3. 報告書

プロジェクトの進捗状況を報告する報告書でPREP法を活用してみましょう。

• Point（結論）: 「プロジェクトは現在、予定通り順調に進捗しています。」
• Reason（理由）: 「チームメンバー全員が積極的に協力し、効率的に業務を進めているからです。」
• Example（具体例）: 「例えば、当初予定していたよりも2週間早く、システム開発の主要部分を完了することができました。」
• Point（結論）: 「今後も引き続き、計画に沿ってプロジェクトを進めていきます。」

4. 企画書

新しいサービスの企画書でPREP法を活用してみましょう。

• Point（結論）: 「この新サービスは、若年層の顧客満足度向上に大きく貢献します。」
• Reason（理由）: 「近年増加傾向にある若年層のニーズを徹底的に分析し、彼らが求める機能を盛り込んでいるからです。」
• Example（具体例）: 「例えば、アンケート調査の結果、若年層の80%が「スマホで簡単に操作できるサービス」を求めていることが分かりました。この新サービスは、スマホアプリで全ての機能を利用できるよう設計されています。」
• Point（結論）: 「この新サービスの導入により、若年層の顧客満足度向上と、新規顧客獲得を同時に実現できると確信しています。」

PREP法の効果を高めるためのポイント

PREP法の効果を最大限に引き出すためには、以下のポイントを押さえましょう。

• 結論を明確に: 結論は、簡潔で分かりやすい言葉で述べることが重要です。曖昧な表現や抽象的な言葉は避け、具体的な言葉で表現しましょう。
• 理由を具体的に: 理由を述べる際には、「なぜなら～」や「その理由は～」などの接続詞を用いると、文章がスムーズにつながります。
• 具体例を効果的に: 具体例は、数字やデータなどを用いると、より説得力が増します。また、相手がイメージしやすいような具体的なエピソードなどを盛り込むことも効果的です。
• 結論を印象付ける: 最後に結論を繰り返す際は、最初の結論と全く同じ文章ではなく、言い方を変えたり、補足を加えたりすることで、より強く印象付けることができます。
• 状況に合わせて柔軟に対応: PREP法はあくまで型なので、状況に合わせて柔軟に対応することが重要です。例えば、結論を最初に述べることが適切でない場合は、結論を最後に持ってくるなど、順番を工夫してみましょう。

PREP法の注意点

PREP法は効果的な文章作成のテクニックですが、いくつかの注意点もあります。

• 単調な文章にならないように: PREP法を機械的に適用すると、文章が単調になってしまうことがあります。接続詞や言い回しを工夫することで、変化のある文章を作成しましょう。
• 長文にならないように: 各要素を簡潔にまとめるように心がけましょう。特に、具体例は必要以上に長々と説明するのではなく、要点を絞って伝えましょう。
• すべての文章に適用できるわけではない: PREP法は、論理的な説明や説得が必要な文章に有効ですが、すべての文章に適用できるわけではありません。例えば、物語やエッセイなど、感情や雰囲気を重視する文章にはPREP法は不向きです。

PREP法をさらに使いこなすために

PREP法をマスターしたら、さらに表現力豊かな文章を作成するために、以下のテクニックも活用してみましょう。

• 他の文章作成法と組み合わせる: SDS法や起承転結など、他の文章作成法と組み合わせてPREP法を活用することで、より効果的な文章を作成することができます。
• PREP法のバリエーション: PREP法をベースに、状況に合わせて要素を追加したり、順番を変えたりするなど、柔軟に活用してみましょう。
• 推敲を繰り返す: PREP法を用いて文章を作成した後、必ず推敲を行いましょう。誤字脱字はもちろんのこと、論理の整合性や表現の分かりやすさなどを確認することで、より質の高い文章に仕上げることができます。

まとめ

PREP法は、ビジネスシーンにおいて非常に役立つ文章作成のテクニックです。結論、理由、具体例、結論というシンプルな構成で、分かりやすく説得力のある文章を作成することができます。

ぜひ、今回の記事を参考に、PREP法をマスターし、あなたのビジネススキルをさらに向上させてください。

最後に、PREP法を効果的に活用するためのチェックリストをご紹介します。

• 結論は明確に述べられているか？
• 理由は論理的に説明されているか？
• 具体例は適切で分かりやすいか？
• 結論は最後に繰り返されているか？
• 文章全体が簡潔で分かりやすいか？

このチェックリストを活用することで、PREP法を意識した効果的な文章作成を心がけることができます。